最近接到一个记账客户，他问我说以前代理记账公司的工作人员告诉他“收据是不能入账的”这个个说法对不对。收据是在商业活动中普遍存在的一种票据，但是不论是创业者（老板）还是部分财务人员（包括部分事务所和代理记账公司）都对收据有一种普遍的认识误区，对于入账问题都是持否定态度，一口咬定说不能入账。
但是，事实是如此吗？我认为不是，恰恰相反，根据实质重于形式的原则，只要是公司发生的业务不论收到的是正规发票还是各类收据，都应该如实入账，这样才能保证账事相符，从而避免两套账。下面西安辰宇财务会计师为大家详细分享一下关于收据入账的情况，希望对大家能有所帮助。
收据能不能入账，实际是能不能企业所得税税前列支的问题，如果确实无法取得正式发票，收据也可以作为原始凭证记账，但不能税前列支，在申报企业所得税时予以剔除。
一般情况下收据不用入账，但是在一些特殊情况中收据需要入账。特殊情况包括两种：
1、在一些行政部门交纳管理费用，有时候对方开具的是财政统一印制的行政事业单位专用收据，这种收据是可以入账的；
2、一些企业收取的手续费，开具的是统一制定的收据。在对外的经济业务中，有一些业务由于不符合发票开具的条件而不能开具发票的，可以开具收据入账，比如支付的合同违约金等。
错误认识的来源
既然收据可以入账，而且应该入账，那为什么还有那么多的“专业人士”（部分事务所和代理记账公司）会认为收据是不能入账的呢？我想错误认识应该是来自《发票管理办法》。
第二十一条不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
从规定可以看出企业在采购及经营活动中应该取得发票，否则不得入账。但是现实中很多采购是没办法去的发票的，但是根据根据实质重于形式的原则，只要是公司发生的业务不论收到的是正规发票还是各类收据，都应该如实入账，这样才能保证账事相符。
收据入账的结果
既然上面说了，收据必须入账，也分析了错误认识的来源，那么收入入账和发票入账是不是一样的结果呢，答案是：不一定！这主要取决于收据的类型。
收据可以分为内部收据和外部收据。外部收据又分为税务部门监制、财政部门监制、部队收据三种。
内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等等，这时的内部自制收据是合法的凭据，可以作为成本费用入账。
单位之间发生业务往来，收款方在收款以后不需要纳税的，收款方就可以开具税务部门监制的收据，如收到下属单位归还的借款，因为收到借款不存在纳税义务，所以可以向下属单位开具税务局监制的收据。
行政、事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据。如防疫站收取防疫费，环保局收取环保费等等，都可以使用财政部门监制的收费收据作为合法的费用凭据。
单位与部队之间发生业务往来，按照规定不需纳税的，可以使用部队监制的收据，这种收据也是合法的凭据。
除以上几种以外，单位或个人在收付款时使用的其他自制收据，这种收据在税法上是不能作为合法的费用凭证的，入账后年度所得税汇算清缴时，将做进费用的收据金额加汇总做所得税的纳税调增就行了。
收据和发票的区别
收据和发票都是记录经济业务的原始凭证，都可以作为往来业务款项收支的证明。但区别如下：
① 《中华人民共和国发票管理办法》规定：发票是在购销商品，提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。而收据通常不是确定经营收入的依据，仅作为一种往来款项的收付凭证，如借款、押金、预收款项的收取等。收据不能替代发票使用。
② 发票是国家税务局出版的统一发票，象征了国家的税法，又是国家财务的凭证。收据是货物交易的一种双方认可的凭证，并不代表国家的财务和税务。
③ 发票由税务机关统一印制、发放和管理，纳税人根据《发票管理办法》相关规定向税务机关领购、使用。财政收据由财政部门监（印）制，使用部门根据《财政票据管理办法》的相关规定，按照财政管理体制向上一级财政部门领购、使用。部队收据由财政部监制（套印“中央财政票据监制章”和“中国人民解放军票据监制章”），使用部门根据《军队票据管理规定》的相关规定领购、使用。
④ 正规的“收据”是国家财政部门印制的票据，收据主标题处套印有红色财政票据监制章。正规的“发票”是国家税务部门印制的票据，发票主标题处套印有红色全国统一发票监制章。用途不同，非盈利性质的资金支付凭证使用“收据”；盈利性质的资金支付凭证使用“发票”。
但是！国家为了监控纳税人，以法律的形式确认了发票的合法地位和使用范围，以保证国家的财政收入。
发票是经国家机关验证的，用大数据对企业进行稽查监控；而收据不一样，除了事业单位和行政单位开具的财政监制的收据外，其它收据收到方是不能计入税前成本费用的。
总的来说，普通的收据不合税法规定的抵扣费用的要求，不能税前扣除。这些单位或个人在收付款时使用的自制收据，就属于日常所说的“白条”，是绝不准于税前扣除的。如果作为凭证入账，年终汇算清缴时，须要调增应纳税所得额！
从以上看了，我们可以总结为：收据是可以入账的，而且必须入账，但是不同的收据类型会产生不同的税收结果，尤其是其他自制收据需要在年度汇算清缴的时候做税收调整。所以我们作为记账公司要做的是给客户加强收据不能抵扣所得税的宣传，让大家养成意识，少拿收据，让老板也知道，收据能入账，但不能税前列支。
